Le législateur (LPF, art. L 47 A, I) a défini de manière restrictive les opérations que les services vérificateurs peuvent conduire, sans formalisme particulier et sans garantie spécifique pour les contribuables, sur la copie dématérialisée des FEC. Par ailleurs, la loi précise que l’administration doit détruire, avant la mise en recouvrement, les copies des fichiers transmis.
L’exploitation des FEC par le vérificateur constitue une des bases de son contrôle.
Tout d’abord, le vérificateur intègre les FEC qui lui a été remis dans un logiciel de contrôle dénommé Alto 2. Lorsque cette intégration n’est pas possible en raison d’une non-conformité du FEC (par exemple si les formats requis n’ont pas été respectés), les mêmes sanctions que celles évoquées en cas de non remise du FEC sont encourues.
Puis, à partir des données intégrées, le vérificateur ne peut théoriquement effectuer que des opérations « simples » définies par l’article L 47 A I du Livre des procédures fiscales :
- la réalisation de tris, de classements ;
- la reconstitution des journaux, des balances et des grands-livres comptables ;
- la reconstitution des agrégats de la liasse fiscale et la comparaison avec ceux de la liasse que vous avez déposée lors de l’établissement de votre déclaration de résultat.
En pratique, le logiciel Alto 2 permet au vérificateur de réaliser des contrôles beaucoup plus poussés, qui l’aident à détecter plus facilement et plus rapidement des anomalies pouvant exister dans la comptabilité de l’entreprise, tant sur le fond que sur la forme.
Ainsi, le respect des principes fondamentaux issus du Plan comptable général, du Code de commerce et du Code général des impôts est désormais systématiquement contrôlé, alors qu’il ne l’était pas ou peu lorsque les vérifications de comptabilités étaient réalisées à partir des éditions papier ou pdf des livres comptables.
Il s’agit notamment du respect des obligations suivantes :
- chaque opération doit être enregistrée, et ce en distinguant chaque journée (l’enregistrement en comptabilité de récapitulations mensuelles n’est autorisé par l’administration fiscale que dans certains cas) ;
- pour chaque écriture, il convient de saisir la référence de la pièce justificative ainsi qu’un libellé explicite ;
- pour que la comptabilité présentée ait force probante, les écritures qui la composent et qui sont reprises dans les FEC doivent être validées, c'est-à-dire rendues intangibles de telle sorte que toute modification et suppression sont impossibles ;
- les écritures justifiant des déclarations, entre autres les déclarations de TVA et les déclarations de résultat, doivent être validées au plus tard lors de leur dépôt (par exemple les écritures qui justifient la déclaration de TVA d’un mois M doivent être validées avant l’envoi de cette déclaration).
De même, si l’analyse des données du FEC réalisée à partir du logiciel Alto 2 fait ressortir des incohérences ou des anomalies dans la comptabilité, ou dans les opérations qu’elle retrace, le vérificateur posera des questions sur les points relevés, ou bien réalisera des contrôles supplémentaires.
Il s’agit donc simplement de faciliter le travail de « défrichage » mené par le vérificateur, afin de lui permettre de « cibler » plus précisément les investigations à mener sur place ainsi que les questions à poser sur telle ou telle écriture préalablement identifiée.
Voici quelques exemples :
- si des factures de ventes sont établies par l’entreprise, toute rupture existant dans la numérotation des factures sera facilement détectée par le vérificateur et il demandera à l’entreprise de justifier pourquoi des numéros sont manquants ;
- le vérificateur pourra lister facilement les écritures pour lesquelles le libellé n’est pas explicite ou pour lesquelles le numéro de pièce est manquant, et il vous demandera de lui fournir les pièces justificatives correspondantes ;
- il pourra faire de même avec les opérations supérieures à un certain montant ;
- les montants comptabilisés en TVA déductible et en TVA collectée pourront être rapidement recalculés, ligne à ligne, afin de vérifier que les bons taux ont été appliqués, et que les montants correspondant au hors-taxes et à la TVA n’ont pas été inversés lors de la comptabilisation d’une opération.
En tout état de cause, le vérificateur ne peut établir son éventuelle proposition de rectification directement sur la base des seuls fichiers informatiques, mais reste au contraire tenue de conduire un débat contradictoire.