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En principe, selon l’article R123-174 du Code de commerce, « les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal. Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie. ».

L’article 921-2 du Plan Comptable Général (PCG) va dans le même sens puisqu’il dispose que les mouvements affectant le patrimoine de l'entité sont enregistrés sur le livre-journal « jour par jour, opération par opération ».

S’agissant du Fichier des Ecritures Comptables (FEC), l’organisation du système de traitement doit permettre de reconstituer, à partir des pièces justificatives, la permanence du chemin de révision comptable entre les écritures comptables et lesdites pièces justificatives (art. 911-3 du PCG). Dès lors, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé (BOFiP-CF-IOR-60-40-20-§ 60-07/06/2017). Une écriture de centralisation est une écriture de report mensuelle (ou d’une autre périodicité) des écritures détaillées des opérations jour par jour figurant dans les journaux auxiliaires.  

La doctrine administrative ajoute qu’en application du I de l’article L. 47 A du LPF, le contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit la présenter sous forme dématérialisée à l’administration fiscale, lors du contrôle sur place, en remettant, pour chaque exercice contrôlé, un fichier des écritures comptables conforme aux normes définies par l’article A. 47 A-1 du LPF. Dès lors, ce fichier des écritures comptables doit comprendre toutes les écritures comptables hors écritures de centralisation (BOFiP-CF-IOR-60-40-20-§ 63-07/06/2017).

La combinaison des différents textes précités avec la position de l’administration fiscale laisse à penser que les contribuables doivent enregistrer chaque opération et donc chaque ticket ou transaction enregistré(e) dans un logiciel ou système de caisse de manière distincte.

Il reste qu’en pratique, dans une optique de maintien de la productivité comptable, seule une écriture de vente journalière ou mensuelle s’appuyant sur le « Z de caisse » est réalisée. Les contribuables justifiaient alors ces écritures par la production des bandes et tickets de caisse.

Plusieurs aménagements légaux et doctrinaux ont entériné cette pratique consistant à n’enregistrer que des écritures récapitulatives agrégant les ventes enregistrées dans les systèmes et logiciels de caisse. En effet, les mouvements affectant le patrimoine de l’entité peuvent être enregistrés « par récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération. » (art. 921-2 du PCG). A noter également que, selon l’article R123-174 précité, « Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique ».

Selon l’administration fiscale (BOFiP-CF-IOR-60-40-20-§ 65-07/06/2017), si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, etc.). Le service du contrôle fiscal de la DGFiP a confirmé fin mai 2019 au Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables qu’il qualifiait de « logiciels métier » les logiciels et systèmes de caisse. En effet, dans une lettre du bureau du contrôle fiscal adressée au CSOEC en date du 28 Mai 2019, l’administration fiscale indique que le « Z de caisse » peut être utilisé pour enregistrer une écriture journalière ou mensuelle.

Attention toutefois, si rien ne semble s’opposer au passage d’écritures récapitulatives journalières, les écritures récapitulatives mensuelles nécessitent une plus grande vigilance. Selon nous, les écritures récapitulatives mensuelles sont autorisées dans la mesure où le contribuable conserve tous les documents et pièces de nature à justifier les opérations jour par jour et opération par opération au sens de l’article 911-3 du PCG. En outre, avec la future obligation d’e-reporting issue de la réforme de la facture électronique, les entreprises soumises au régime réel normal mensuel devront transmettre à l'administration leurs données de transaction (et notamment de caisse) par décade. Il y aura trois dépôts au titre d’un mois : la période 1 allant du 1 au 10 du mois, la période 2 allant du 11 au 20 du mois et la période 3 allant du 21 à la fin du mois. Au titre de l’obligation de transmission des données de transaction par décade, le passage d’écritures récapitulatives journalières semble à privilégier voire obligatoire.

Dans une optique d’amélioration de la qualité comptable et fiscale, la mise en place d’une procédure d’archivage à valeur probante des données de caisse (et plus généralement des livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration (art. L. 102 B du Livre des Procédures Fiscales)) est une pratique indispensable.