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L’archivage ne doit pas être confondu avec le simple stockage des données dans un coffre-fort numérique par exemple. L’archivage va au-delà du simple stockage des données. L’archivage permet la conservation sécurisée des documents sur une durée qui peut être très longue. L’archivage se focalise sur la pérennisation dans le temps des documents.
Pour assurer une valeur probante, l’archivage doit respecter un certain nombre de critères. D’aucuns distinguent l’archivage traditionnel de l’archivage électronique même si c’est le dernier qui s’est imposé comme un élément central d’une politique de gestion des risques réussie pour les entreprises. Les quatre piliers de l’archivage électronique sont : le respect de l’authenticité du document original, la fiabilité de ce dernier, son intégrité et son exploitabilité dans le temps.
Il est possible de dresser un tableau comparatif de l’archivage traditionnel et de l’archivage électronique en détaillant ces critères1.
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Des critères de l’archivage traditionnel à ceux de l’archivage électronique |
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Critères |
Archivage traditionnel |
Archivage électronique |
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Pérennité |
Qualité des supports et conservation d’un exemplaire unique |
Écritures en multiples exemplaires, utilisation de formats informatiques non propriétaires, etc. |
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Intégrité |
Méthodes de protection des objets (en limitant leurs sorties) |
Catalogue des objets conservés, outils permettant de détecter toute modification des objets conservés |
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Sécurité |
Contrôle des accès, protection des locaux et de leur contenu (contre l’incendie, les dégâts des eaux, les nuisibles, etc.) |
Contrôle des accès physiques, protection des locaux (contre l’incendie, les dégâts des eaux, etc.), gestion des droits d’accès informatiques, administration du système, réplications, sauvegardes des systèmes, etc. |
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Traçabilité |
Journal des événements |
Journal des événements |
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Authenticité |
Signature et date |
Signature électronique, horodatage, calcul et gestion d’empreintes, etc. |
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Lisibilité / Intégrité |
Implicite. Attention, certains documents peuvent s’estomper avec le temps (carbone, papiers chimiques, etc.) |
Dispositifs matériels (lecteurs), formats de stockage, métadonnées spécifiques |
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Disponibilité |
Organisation des moyens et des ressources |
Organisation des ressources, plan de continuité, solutions de back-up, plan de reprise d’activité |
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Source : Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC). |
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La politique, la définition du périmètre, et la mise en place d’une procédure d’archivage sont liées aux spécificités de chaque entreprise. Cette dernière établit un arbitrage entre les risques liés à l’archivage et les coûts de mise en place.
Bien qu’étant indispensable aujourd’hui pour prétendre être totalement conforme aux obligations comptables et fiscales, la mise en place d’une politique d’archivage peut s’avérer complexe pour une entreprise.
Pour répondre à cette complexité, des acteurs se sont spécialisés dans l’archivage à valeur probante des données. En effet, l’archivage peut être externalisé (totalement ou partiellement) auprès de tiers archiveurs dès lors que ces derniers satisfont aux critères précités.
L’externalisation de son archivage possède de multiples avantages :
S’agissant du support d’archivage, le choix appartient à l’entreprise. Toutefois, celui-ci doit présenter un niveau suffisant de sécurité et de pérennité. Or, les clefs USB, disques durs et les cartes SD (fréquentes dans les caisses enregistreuses) sont rarement à même de préserver l’intégrité des données pendant six ans (Cf. L102 B du LPF). Le recours à un tiers archiveur certifié (norme NF Z42-013) permet de satisfaire à cette exigence, comme le relève l’instruction fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20210519 § 250), avec de plus une valeur probante élevée.
CONFERO vous propose une solution d’archivage à valeur probante au travers son offre Granit : https://granit-archive.com/
N’hésitez pas à nous contacter sur le sujet.
(1) Arrêté des comptes – Tome 2 Comptes annuels et déclarations fiscales 2023 de la Revue fiduciaire « Les règles d’archivage »
