Pour bien comprendre les enjeux liés à cette obligation de certification ou d’attestation, il est possible de distinguer deux grands types de problématique.
D’une part, les premières interrogations sont liées au mécanisme même de la procédure de certification ou d’attestation. Plusieurs points peuvent être abordés.
Concernant la forme, le certificat doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données au sens de l’article 286 I 3° bis du CGI. Quant à l’attestation, elle doit revêtir une forme spécifique dont le modèle est fourni au BOI-LETTRE-000242.
Concernant la non-transmission du document, il faut noter que si, malgré les demandes de l’assujetti, l’éditeur n’envoie pas le document, l’entreprise n’est pas en mesure de répondre à son obligation et doit changer d’équipement ou logiciel afin de s’équiper d’un matériel conforme (certifié ou attesté). De son côté, l’éditeur ne peut persister à commercialiser un système ou logiciel permissif sans quoi il risque d’importantes sanctions et notamment une amende1.
Enfin, le contrôle du respect de l’obligation de détention d’un certificat ou d’une attestation par l’administration s’exerce tant dans le cadre d’un contrôle inopiné que dans le cadre d’un examen ou d’une vérification de comptabilité.
D’autre part, les secondes interrogations ont un objet plus spécifique et sont liées aux notions de conservation, de sauvegarde et d’archivage. La distinction de ces concepts fera l’objet d’une prochaine série d’articles.
Simplement, à ce stade, il est possible de rappeler que le commerçant se doit d’archiver les données de caisse et d’être en mesure de les mettre à disposition de l’administration si nécessaire. Ces données doivent être conservées par le contribuable pendant six (6) ans à compter de la date de la dernière opération de l’exercice (LPF, art. 102 B). Les données de caisse sont souvent enregistrées sur des cartes SD, des clés USB voire des disques durs. Malheureusement, ces supports sont très rarement à même de préserver l’intégrité des données pendant six ans avec un niveau de preuve adéquat et une traçabilité suffisante.
Notre solution Granit2 vous permet d’être conforme à la réglementation fiscale en vigueur en assurant la conservation des données pendant au moins sept (7) ans chez un tiers-archiveur certifié NFZ420133. La conservation des données pendant sept (7) ans que nous proposons permet d’être certain de prendre en compte la totalité des opérations des exercices et d’être conforme à l’article 102 B du LPF.
Pour rappel, avec la loi de finances pour 2023, l’article L. 102 B du LPF a été modifié. Désormais, les documents comptables reçus ou établis sur support informatique doivent être conservés sous cette forme durant l’intégralité du délai de conservation.
En France, il existe plus de quatre mille logiciels/systèmes de caisse. Beaucoup d’entre eux ne répondent pas aux exigences de la législation fiscale en matière d’attestation, de certification, de conservation et d’archivage. L’ECF4 va mettre en évidence ces problématiques qui vont sans doute monter en puissance avec l’arrivée de nouvelles obligations de télédéclaration du Z de caisse prévues dans le cadre du E-reporting.
Attention donc à suivre les évolutions législatives et réglementaires sur ces sujets.
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