Les données concernées sont les « données de caisse ». Il s’agit de toutes les données liées à la réalisation d'une transaction, qu'il s'agisse d'une opération de vente d'un bien ou d'une prestation de services et qui peut conduire à l'émission, qu'elle soit antérieure, simultanée ou consécutive au règlement, d'un justificatif (note, ticket, facture etc.) ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie[1].
Les données détaillées d'une transaction doivent être enregistrées ligne par ligne et comprennent : le numéro du justificatif ; la date (année-mois-jour-heure-minute) ; le numéro de la caisse ; le montant total toute taxe comprise ; le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total hors taxe de la ligne, taux de TVA associé) ; toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie (mode de règlement notamment) ; les traces de modifications et corrections apportées aux transactions enregistrées.
Est également concerné l'ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité et de garantir l’intégrité des données concourant à la réalisation de la transaction. Il en va de même pour les données permettant de générer des données d'archive, selon un procédé fiable. Enfin, lorsque la transaction n'est que simulée au moyen d'un module de type « école » ou « test », les données sont également concernées.
Les logiciels ou systèmes de caisse (ou la seule fonction de caisse des logiciels multi-fonctions) doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice ne coïncide pas avec l'année civile). Ces trois échéances sont cumulatives et impératives. Pour chaque clôture, des données cumulatives, récapitulatives, intègres et inaltérables doivent être calculées et enregistrées par le logiciel ou système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période[2].
Il faut entendre par « cumul du grand total de la période » le cumul de chiffre d'affaires décompté depuis l'ouverture de la période comptable en cours.
Quant au « total perpétuel », il correspond au cumul de chiffre d'affaires décompté depuis le début de l'utilisation du logiciel ou système.
Le total perpétuel est en effet un compteur qui cumule le chiffre d'affaires total enregistré depuis le début de l'utilisation du logiciel ou système et ne se remettant jamais à zéro. Il n'est pas lié à une période contrairement au grand total qui lui est le compteur qui cumule le chiffre d'affaires total pour la période.
Les systèmes de caisse certifiés ou attestés doivent générer ces données en garantissant notamment leur inaltérabilité. Une fonction d’archivage doit de plus permettre d’assurer leur conservation selon des modalités que nous aborderons dans un prochain article.
[1] BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 50, 19/05/2021
[2] Pour plus de précisions : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 170, 19/05/2021
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