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L'expert-comptable ou le commissaire aux comptes qui doit réaliser un ECF se demande d'abord comment faire cet examen, qui plus est dans un délai de réalisation raisonnable.

L'ECF a parfois été présenté comme la matérialisation de travaux déjà réalisés par ailleurs par le professionnel au cours de sa mission (présentation ou certification des comptes).

Selon cette approche, il suffirait d'utiliser l'application "TestComptaDemat" une ou deux fois en l'appliquant sur les FEC issus du logiciel de production. Dès lors que les résultats seraient conformes, on pourrait considérer ce résultat comme reproductible sur chaque FEC issu du logiciel de production comptable du cabinet. Pourquoi dès lors faire ces analyses sur chaque FEC des entreprises objets de l'ECF ?

Quant aux autres points du chemin d'audit de l'ECF (points 3 à 10), l’essentiel des diligences demandées par l’administration fiscale serait déjà réalisé à l'occasion de la mission de présentation des comptes et de ce fait documenté dans les feuilles de travail !

En réalité, la réalisation d'un ECF est plus complexe qu'il n'y paraît. Aussi, effectuer un ECF sans l’aide d’un outil informatique adapté peut s’avérer très consommateur de temps.

Le cahier des charges de l’ECF défini par la réglementation édicte une méthode d’examen en dix points, qui s’apparente à un plan d’audit. En pratique celui-ci se déroule sur plusieurs jours ou mois. Afin d’industrialiser le processus, il peut s’avérer pertinent d’étaler les tâches tout au long de l’exercice et faire appel à un ou plusieurs intervenants. Un travail collaboratif est envisageable, avec un collaborateur et un superviseur, qui dialogueront avec le client pour obtenir certaines informations ou justificatifs.

Cette même réglementation de l’ECF impose que tous les FEC examinés soient contrôlés (l’arrêté spécifie l’absence de tolérance contractuelle en la matière). Les rapports d’analyse doivent être conservés et le poids de chaque FEC calculé, afin de pouvoir vérifier ultérieurement quel fichier a été examiné.

Par ailleurs, le format et le contenu du FEC sont tributaires de la qualité des données renseignées en comptabilité. En informatique, l’adage « garbage in, garbage out » reste d’actualité. L’import de certains journaux issus de logiciels métiers ou de solutions de précomptabilité dans le système comptable peut parfois être source de non-conformité, du fait par exemple de décalage intempestif de colonnes dans le FEC ou d’informations incomplètes dans les champs du fichier. De même, les FEC issus des logiciels utilisés par les entreprises comportent parfois des erreurs de format ou des indices d’une comptabilité insuffisamment justifiée. Des corrections du FEC sont alors nécessaires (si elles portent sur le format et la structure du fichier).

e-ECF permet d’apprécier la conformité du format des FEC en fournissant des informations utiles à leur éventuelle mise en conformité. Outre l’appréciation de la qualité comptable (point 2 de l’ECF), l’application effectue les rapprochements demandés dans les points 3 à 10 par la DGFiP et les intègre automatiquement dans le projet de CRM.

Un autre facteur de complexité réside dans la nature des relations existantes entre le professionnel comptable et son client : s’il exerce une mission de révision ou d’audit contractuel, les informations accessibles et les diligences effectuées à cette occasion sont différentes que s’il tient la comptabilité et effectue les déclarations fiscales de son client. Par conséquent, les travaux à réaliser seront plus importants dans le cas d’une mission de révision que dans le cas d’une mission de présentation des comptes.

Autre facteur de complexité, on peut citer le régime fiscal applicable à l’entreprise : l’analyse des immobilisations et de leurs amortissements par composants ou encore celle d’une intégration fiscale nécessitera plus d’effort que dans le cas d’une TPE soumise au régime simplifié.

La nature et le volume d’activité de l’entreprise constituent d’autres facteurs à prendre en compte. À cet égard, la réglementation de l’ECF prévoit de procéder à un examen par sondage. Ainsi, en présence d'un volume d'actifs important, l'examen porte sur un échantillon représentatif en montant (au moins 50 % des montants immobilisés) et en fonction de la nature des immobilisations inscrites au bilan (corporelles, incorporelles et financières). Toutefois, cela peut encore nécessiter un temps important si le nombre d’immobilisations à examiner est élevé…

Les travaux à effectuer lors de l’ECF sont de plusieurs ordres :

• Vérifier que l’entreprise entre bien dans le champ d’application des dispositions fiscales listées ;
• Constater que la comptabilité respecte les principes généraux de tenue informatisée et que le FEC est conforme au format prescrit par la DGFiP ;
• S’assurer que les règles fiscales de conservation probante des justificatifs et certificats sont appliquées,
• Effectuer des rapprochements entre déclarations fiscales (IR ou IS – TVA) et comptabilité et des contrôles de cohérence.

Soucieux de garantir votre productivité, e-ECF permet d’automatiser ces travaux lorsque cela est possible. Grâce au partenariat avec la Revue Fiduciaire, l’utilisateur est assisté tout au long du processus d’examen avec du contenu adapté à chaque point d’audit.

Le professionnel doit formaliser ses conclusions dans un compte-rendu de mission adressé à l’administration. Il doit aussi conserver les justifications de ses travaux afin de les tenir à disposition de l'administration, ainsi que les documents et pièces de toute nature nécessaires à l'ECF.

À cet égard, e-ECF offre la possibilité d’archiver documents et justificatifs chez un tiers-archiveur certifié.