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Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable qui fait l'objet d'une vérification de comptabilité satisfait à l'obligation de représentation des documents comptables mentionnés au premier alinéa de l'article 54 du code général des impôts en remettant au début des opérations de contrôle une copie des fichiers des écritures comptables (FEC).

Depuis 2015, il n’y a aucune tolérance pour les normes comptables étrangères. Les opérations doivent être enregistrées opération par opération et jour par jour. Il reste cependant le cas des applications métiers. En effet, si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, etc.).

Dans ce contexte, lorsque c’est l’entreprise qui tient sa comptabilité, de multiples difficultés peuvent apparaître lors de la génération du FEC.

En effet, ces règles fiscalo-comptables sont souvent contraires au principe de fonctionnement des « Entreprises Resource Planning » qui se veulent très souples, interconnectés, etc.

Une autre source de difficultés est le principe de la validation des écritures. Cette notion de validation est incomprise voire inconnue par les éditeurs étrangers. La validation rend les écritures définitives. La validation interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement. Autrement dit, la validation fige pour chaque enregistrement le contenu, l’origine et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie. Dès lors, une comptabilité établie à l’aide d’un logiciel permettant de modifier à posteriori, malgré la validation, les écritures initiales n’a aucun caractère probant.

Ainsi, l’irréversibilité des écritures constitue le fondement d’une comptabilité régulière et probante. Sont constitutifs d’une comptabilité informatisée irrégulière et/ou non probante les exemples suivants : le défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives, le défaut de clôture des exercices comptables, le défaut de traçabilité, etc.

La validation des écritures est, comme déjà dit, une notion méconnue des éditeurs étrangers. Beaucoup d’ERP n’utilisent pas la notion de « brouillard » et de validation. Ces ERP encourent le risque de se voir qualifier de logiciels permissifs.

La validation des écritures doit intervenir avant l’envoi de la liasse fiscale. La clôture de l’exercice implique que les écritures aient été validées préalablement. Le problème porte alors sur l’enregistrement des opérations diverses de révision. L’enregistrement des écritures doit être réalisée dans les délais dans le système comptable de l’entreprise car il constitue la comptabilité originale. Aucune tolérance administrative n’est applicable sur ce point.  

Il existe des indices d’une validation incohérente dans le FEC notamment lorsqu’il y a des problèmes de séquentialité des numéros d’écriture. De plus, la date de validation doit être cohérente avec les autres dates du FEC. Tous les champs obligatoires du FEC doivent être renseignés. A défaut, le FEC ne comprend pas de valeur conventionnelle.

S’agissant des ERP, un premier problème est lié au fait que, parfois, les informations n’existent pas ou ne sont pas identifiées dans les ERP. Un second problème apparaît lorsque la volumétrie des données est trop élevée puisque le découpage des fichiers (obligatoire ou sur accord du vérificateur) peut s’avérer complexe.

S’agissant du cas des succursales françaises d’entreprises étrangères, elles ne sont pas soumises à l’obligation de tenir une comptabilité, mais, selon l’administration, elles sont tenues de remettre un FEC en cas de contrôle. Dans le cadre du bon déroulement du contrôle, les succursales françaises d'entreprises étrangères peuvent remettre au service vérificateur une table de correspondance avec les normes comptables françaises. Elles peuvent également choisir de remettre à l'administration une copie des fichiers de leurs écritures comptables après avoir converti ces dernières aux normes comptables françaises. Dans tous les cas, en application du dernier alinéa de l'article 54 du CGI, lorsque la comptabilité est tenue en langue étrangère, le fichier des écritures comptables devra être présenté en langue française lors d'un contrôle.

Pour conclure, il ne faut pas avoir une vision réductrice qui laisse entendre que la génération du FEC est un simple problème informatique. En effet, il existe une nécessité de sensibiliser les équipes comptables, fiscales et informatiques aux risques de non-délivrance d’un FEC lisible et présentant un niveau de qualité comptable suffisant.