L’archivage fiscal est une problématique à laquelle les entreprises sont de plus en plus confrontées. Pour que la comptabilité soit vérifiable, il doit être possible d’accéder à toutes les données qui la justifient durant une période de conservation dont la durée varie en fonction de la source légale qui l’instaure. La mise en place d’une véritable procédure d’archivage par l’entreprise lui permet d’assurer la valeur probante de sa comptabilité. De fait, l’archivage fiscal rentre dans une politique de gestion des risques.
Plus précisément, il existe des procédures dont la mise en œuvre est de nature à permettre aux entreprises de satisfaire à leur(s) obligation(s) de conservation : l’archivage, la traçabilité des modifications et la sécurisation du dispositif[1].
L’archivage répond à la nécessité de conserver les documents, données et traitements pour le cas où l’administration les demanderait. Il fige les données au moment de sa constitution et jusqu’à la fin de la période de conservation en vue de leur contrôle ou leur communication à l’administration fiscale.
La mise en œuvre d’une procédure d’archivage permet de donner date certaine aux documents et données pour une période utile (période comptable, exercice comptable et fiscal).
Il reste que la question de la mise en place d’une politique d’archivage peut s’avérer complexe puisque ledit archivage ne doit pas être confondu avec la procédure de sauvegarde ou la procédure de conservation.
Si l’archivage fiscal peut sembler nébuleux à première vue, les gains qu’il apporte aux entreprises sont bien réels :
- Diminution du risque de ne pas pouvoir délivrer les données, traitements et documents en cas de contrôle fiscal
- Respect des délais de remise des données comptables et fiscales
- Amélioration de la valeur probante de la comptabilité
Pour mieux comprendre cette notion d’archivage, nous vous proposons les articles suivants :
(1) BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 &530
[1] BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 &530
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