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La durée de conservation des archives est une autre difficulté qui vient se greffer à la notion d’archivage. En effet, les textes ne définissent pas une durée de conservation mais des durées de conservation. Lesdites durées varient en fonction de l’obligation qui la fonde.

En droit commercial, selon l’article L123-22 du Code de commerce, les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. De plus, un document décrivant les procédures et l'organisation comptables est établi par le commerçant dès lors que le document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles. Ce document est conservé aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte (10 ans).

A noter que les bulletins de paie revêtent le caractère d’un livre auxiliaire et doivent, de fait, être conservés pendant au moins 10 ans. En pratique, avec l’arrivée du bulletin de paie électronique, la durée de conservation desdits bulletins électroniques est de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. En rajoutant, les problématiques éventuelles de reconstitution de carrières, les bulletins de paie doivent, selon nous, être conservés de manière illimitée par les entreprises. La procédure d’archivage a un rôle à jouer afin de remplir cette obligation de manière pérenne.

En droit civil, selon l’article 2224 du Code civil, les actions en matière de responsabilité délictuelle ou de responsabilité contractuelle se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

En droit fiscal, en général, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (Article L. 102 B du LPF). Pour être certain de prendre en compte toutes les opérations, du premier au dernier jour de l’année, les solutions d’archivage permettant de conserver les documents précités pendant 7 ans sont à privilégier.

Il convient de noter que des délais de conservation plus courts peuvent être appliqués en fonction des impôts concernés. Inversement, le délai de six ans peut également être allongé et porté à 10 ans dans certains cas et notamment en cas d’exercice d’une activité occulte.

Pour conclure, une bonne pratique consiste à mettre en place une durée minimale d’archivage des données, documents et autres pièces justificatives de 7 ou 10 ans. Cette durée minimale ne doit pas contredire les délais légaux de conservation qui, dans certains cas, peuvent être plus longs (cf. supra l’exemple des bulletins électroniques).