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La réponse est simple : pour respecter les obligations légales en vigueur !

Le droit fiscal soumet les entreprises à plusieurs obligations en matière de conservation et d’archivage en fonction de leur régime fiscal et de leur activité.

Selon l’article 54 du Code général des impôts (CGI), les contribuables sont tenus de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.

Ces livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (Art. L. 102 B du Livre des procédures fiscales (LPF)).

Parallèlement, le droit comptable exige que les commerçants conservent les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans (Art. L. 123-22 du Code de commerce).

Il faut noter que lorsqu'ils sont établis ou reçus sur support informatique, les livres, registres, documents ou pièces doivent être conservés sous cette forme pendant le délai précité de six ans. (Art. L. 102 B du LPF).

Plus spécifiquement, s’agissant des données de caisses, l'ensemble des données doit être conservé (dans le logiciel ou système de caisse) ou archivé (sur support externe ou stockage distant). Les preuves de leur inaltérabilité et de leur traçabilité étant des données servant à l'établissement de la comptabilité de l'entreprise, elles doivent également être conservées pendant le délai de six ans[1].

Pour la DGFIP, Il existe des procédures dont la mise en œuvre est de nature à permettre aux entreprises de satisfaire à leur obligation de conservation : l’archivage, la traçabilité des modifications et la sécurisation du dispositif[2].

De plus, plusieurs raisons militent en faveur de la mise en œuvre d’une procédure d’archivage régulière[3] :

• Respecter l’obligation d’archiver les données des logiciels et systèmes de caisse[4].
• Prévenir le risque de ne pouvoir délivrer les données, traitements, documents ou pièces requis
• Respecter les délais très courts de remise des données comptables et de gestion
• Fournir les écritures détaillées qui n'ont pas été exceptionnellement reprises dans le FEC
• Prévenir le rejet des écritures d'OD validées postérieurement à l'envoi de la liasse fiscale
• Réduire le risque de contestation de la valeur probante des éléments transmis

Pour conclure, pour être conforme et satisfaire aux différentes obligations de conservation, l’administration fiscale recommande fortement aux entreprises de recourir à l’archivage des données. En pratique, il est quasiment impossible pour l’entreprise vérifiée de satisfaire aux demandes du vérificateur sans avoir au préalable archivé les informations susceptibles d’être visées par le contrôle.

(1)  BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 155-04/07/2018

(2) BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40-§ 530-20/07/2018

(3) RF COMPTABLE N° 463 – 09/2018 - Obligations de conservation : l'intérêt de l'archivage probant des données et pièces. Marc LAMORT DE GAIL

(4) BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§§ 220 à 260-04/07/2018

[1] BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 155-04/07/2018

[2] BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40-§ 530-20/07/2018

[3]RF COMPTABLE N° 463 – 09/2018 - Obligations de conservation : l'intérêt de l'archivage probant des données et pièces. Marc LAMORT DE GAIL

[4] BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§§ 220 à 260-04/07/2018