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Le périmètre de conservation s’avère très étendu et varie en fonction des obligations de conservation. 

Du côté comptable, l’article 922-2 du PCG dispose que « chaque enregistrement s’appuie sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis ». De plus, selon l’article 911-4 du PCG, « l’organisation de la comptabilité informatisée tenue au moyen de systèmes informatisés implique l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures ». Afin de répondre à ces obligations, l’archivage est indispensable.  

Du côté fiscal, il est possible de distinguer l’archivage qui résulte d’une obligation générale de présentation de l’archivage lié aux problématiques de facturation.  

Une obligation générale d’archivage pèse sur les entreprises qui tiennent leur comptabilité à l’aide d’un système informatisé. En effet, selon l’article L. 13 IV. du Livre des procédures fiscales (LPF), lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements. De plus, les commerçants sont tenus de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration. 

Cette obligation générale de présentation impose aux entreprises de conserver trois catégories d’éléments : les informations/données, les traitements et la documentation relative aux systèmes d’information. 

Les informations et données s’entendent des informations et données élémentaires c’est-à-dire des informations et données qui sont entrées pour la première fois dans le système informatique de l’entreprise. 

La notion de traitements est source de difficultés puisqu’elle n’est pas définie par les textes. En pratique, les traitements (informatiques) correspondent à une transformation d’une donnée/information élémentaire en une information/donnée agrégée.  

L’ensemble de ces données et informations élémentaires ainsi que les traitements semblent devoir faire l’objet d’un archivage fiscal afin d’être en mesure de respecter l’obligation générale de présentation prévue, notamment, par les articles L. 13 IV. du LPF et 54 du CGI.  

S’agissant de la documentation des systèmes d’information, pour rappel, l’article 911-4 du plan comptable général précise que « L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements ». Les dispositions de l’article L. 13 du LPF étendent l’obligation pour les entreprises d’établir, de conserver et de présenter une documentation relative à l’ensemble des systèmes d’information visés au IV de l'article L. 13 du LPF. Le contribuable détermine librement la composition et les formes de la documentation présentée selon l'organisation et les moyens informatiques disponibles. La présentation du code source peut constituer pour des systèmes assez simples une documentation suffisante, ou pour des environnements plus complexes, la base de la documentation. 

A côté de cette obligation générale, il existe une obligation d’archivage liée aux factures et aux documents associés à ces dernières. Selon l’article 289 du CGI, l’assujetti doit conserver un double de toutes les factures émises. L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. Plus généralement, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis (Art. L.102 B LPF).  

Cette obligation de conservation ne concerne pas seulement les factures. En effet, afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues, les assujettis peuvent choisir de mettre en place une piste d’audit fiable (PAF). Les contrôles doivent permettre à l’assujetti de vérifier si la substance de la facture est correcte c’est-à-dire si la prestation rendue ou le bien livré est conforme à la présentation qui en est faite sur la facture (en quantité et en qualité) et si l’émetteur de cette dernière dispose dès lors d’un droit à paiement. Autrement dit, ces contrôles permettent d'établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l'opération facturée. 

Ainsi, chacun des éléments suivants doit être conservé et tracé : le devis qui devient le bon de commande, par la suite validé, le bon de livraison (avec l'impact des retours éventuels) et enfin la facturation (également avec l'impact des avoirs éventuels). Les contrôles établissant la piste d'audit doivent permettre de s'assurer que le passage de l'un à l'autre des documents précités est traçable dans les deux sens. Dès lors, une telle obligation implique un archivage des données et documents constitutifs de la piste d’audit fiable.  

En conclusion, répondre aux demandes de contrôle ou de communication des données, traitements, pièces et documentation ne s’improvise pas. Il convient de les anticiper par une politique d’archivage actualisée régulièrement en fonction de l’évolution de l’activité de l’entreprise et de son système d’information.