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Si dans le langage courant, les notions de sauvegarde, de conservation et d’archivage peuvent parfois s’entremêler, pour les droits comptable et fiscal, il n’en va pas de même.

L’archivage fiscal ne doit pas être confondu avec la procédure de sauvegarde. La sauvegarde a pour but de redémarrer un système ou de recharger des données dans une application informatique en cas de défaillance ou d’incident. La sauvegarde est liée au caractère propriétaire du logiciel. La restauration d’une sauvegarde nécessite l’environnement informatique d’origine pour autoriser la relecture des fichiers constitués. La sauvegarde permet une conservation à court terme, un accès à l’ensemble des données et laisse une possibilité de modification des fichiers.

Une sauvegarde vise à permettre de restaurer les données directement dans le système d’origine, alors qu’une archive peut être lue, indépendamment du logiciel ayant généré les données, à l’aide d’un simple éditeur de texte.

L’archivage est motivé par une obligation légale en l’occurrence fiscale et doit être fait dans un format qui est lisible par l’administration fiscale voire l’URSSAF. Une procédure d’archivage vise les objectifs suivants[1] :

• donner date certaine aux documents et données pour une période utile (période comptable, exercice comptable et fiscal). Le fichier « archives » peut comporter la date système de cette opération ;
• copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système, en utilisant des formats de fichiers de type TXT ou CSV, par exemple.

A noter que les archives sont cumulatives pour chaque période contrairement aux sauvegardes qui écrasent les versions les plus anciennes. Les archives visent une période donnée.

L’archivage ne doit pas non plus être confondu avec la conservation. L’archivage repose sur une obligation légale qui s’impose à l’entreprise alors que la conservation est effectuée par l’entreprise à des fins autres que légales et notamment pour des raisons de pure gestion[2]. La conservation est liée à la politique interne de chaque entreprise qui, selon ses besoins et impératifs, va mettre en place une politique de conservation plus ou moins étendue afin de disposer d’une traçabilité des informations suffisantes.

L’objectif de l’archivage n’est pas du tout le même. L’archivage a un but de preuve. En effet, la politique d’archivage permet de rapporter devant le juge la preuve de la fiabilité des procédures mises en œuvre.

Il reste qu’en pratique, les frontières entre la sauvegarde, la conservation et l’archivage peuvent s’avérer très fines.

(1) BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 du 20 Juillet 2018 &550

(2) FEUILLET HEBDO N° 3941 DU 19 MAI 2022 « Du bon usage de l’archivage fiscal » Rémi GOUYET, Revue Fiduciaire.

[1] BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 du 20 Juillet 2018 &550

[2] FEUILLET HEBDO N° 3941 DU 19 MAI 2022 « Du bon usage de l’archivage fiscal » Rémi GOUYET, Revue Fiduciaire.